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想要举办一个成功的大型彩灯灯会,就应该清楚举办灯会所需要的一些必要条件，最开始要有理想的场地，然后是周边群众的消费水平。
首先，是举办灯会所需要的场地, 展出场地最好能在公园或者有树木草地的地方，有水面更佳。这样更能将灯组与园林山水结合，做到灯景交融。不同的彩灯灯展规模，需要不同大小的灯展场地，一般在2万平方米及以上的面积场地，就能举办中型及以上的灯会展出活动。
其次，在开阔的平地：如体育场、小区、广场等；另外大型展览馆内、外，商场前的广场及场内空间、空地等。所选展地附近要有停车场，交通便利，人口相对集中其它配套的公用设施齐全，这样更突出场地的优势。
然后，电力一般来讲，一次中型的灯会活动，灯组的用电在350kw左右，大型灯会在500kw以上，特大型的近1000kw。所以举办方在供电问题上要认真研究对待。容量不够的可以增容。连接灯组之间的电缆必须全面考虑进来的。
举办一届成功的灯会观众的多少是最直接的体现，举办灯会前要充分了解当地及周边群众的消费水平怎么样，以及喜好，是否看过灯会。
当做好了前期的上面所说的工作后，有举办灯会有个初步的构想和方向。在做下一步考虑，一是：收入预测，包括：门票收入，主题总冠名收入，灯组冠名收入，综合经营收入如：（门票、场地出租、商品经营摊位出租），展出场内各类广告发布收入，其它因地制宜的综合利用开发收入。二是：确定举办灯会的目的、主题、时间、地点。三是：组建灯会组织机构。四是：资金筹备，包括：主办者直接投入，多方合作、共同出资五是：资金分配一般灯组制作投入60%，各种媒体宣传投入30%，综合管理成本投入10%。
当有了前期这些充分的准备以后，再委托专业彩灯公司总体策划和设计，策划和设计主要包括：根据主办方提供的主题，及相关资料，运用中国传统文化，结合举办地的民俗，民间地域文化，以及企业文化展示，按投资规模，进行合理设计，以及对事故的隐患、交通管理、人员疏散、环保、治安、消防等作综合评估，确定总体规划。
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